Vrijwilligers werven
Het is onmogelijk om alles alleen te doen. Het voordeel om een project met een groep te organiseren is dat je de taken kunt verdelen. Vraag aan vrienden, familie en bekenden of zij het leuk vinden om mee te helpen en anders of ze misschien iemand kennen.
Vergaderen
Om op een handige en overzichtelijke wijze alle werkzaamheden te bespreken kun je vergaderingen houden. In een vergadering kun je samen beslissingen nemen en punten bespreken die nog gedaan moeten worden. Vergaderen kun je leren. Lees maar.
Wanneer doe je wat?
Je kunt niet vroeg genoeg beginnen. Vaak heb je wel een half jaar nodig vanaf het moment dat je het idee verzint en uitwerkt tot de uiteindelijke uitvoering. Hou er bijvoorbeeld rekening mee dat je vroeg van de voren subsidie aanvraagt en vergunningen regelt. Begin ook niet te laat met het huren van een locatie en het maken van je promotiemateriaal. Klik hier om enig idee te krijgen van de planning.
Hou je administratie goed bij
Tijdens de voorbereiding werk je samen met mensen, zoals artiesten, de zaalverhuurder en eventueel andere organisaties. Het is belangrijk om goede afspraken te maken. Zet de afspraken zwart op wit (zoals op de mail) om misverstanden te voorkomen. Het is verstandig om een dossier te maken waarin je alle informatie verzamelt.
Een draaiboek maken
Om ervoor te zorgen dat de uitvoering van je project goed verloopt, maak je een draaiboek. Een draaiboek is een hele precieze planning van je evenement, activiteit of draaidag. Het dwingt je om de uitvoering van je project van minuut tot minuut nog eens door te nemen. Maak het zo overzichtelijk mogelijk en zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat er staat. Lees hier meer informatie en voorbeelden van draaiboeken.
Tip:
Lees hier meer praktische tips waar je aan moet denken tijdens de voorbereiding,
